Facturas electrónicas que no sean aceptadas no serán gastos deducibles, señalan expertos

A poco más de un año de iniciado el proceso paulatino de obligatoriedad para todos los sectores (con excepción de las gasolineras, sector agrícola y régimen simplificado), la mayoría de los contribuyentes ya están familiarizados con la emisión y recepción de las facturas electrónicas.

Sin embargo, expertos de la Asociación GS Uno Costa Rica les recuerda a los usuarios que deben aceptar de manera electrónica los comprobantes que reciban, para que puedan ser considerados como gastos deducibles y evitar inconvenientes a la hora de preparar la declaración de renta en el periodo fiscal 2019.

Guillermo Varela, director ejecutivo de GS Uno explica que “por nuestra experiencia, hemos notado que no todos los contribuyentes completan de manera adecuada el ciclo “tributario” de la factura electrónica y al recibir una factura de algún proveedor no proceden con la aceptación respectiva”.

Específicamente, Varela se refiere a que cuando un contribuyente recibe un comprobante electrónico por parte de un proveedor, debe aceptarlo a través de su solución de factura electrónica, en un tiempo no mayor a los ocho días hábiles posteriores a la recepción de los mensajes (XML y mensaje de aceptación de la DGT), para que pueda ser considerado como un gasto deducible. Es importante mencionar que en este momento las autoridades están analizando la posibilidad de extender dicho plazo.

El proceso de confirmación consiste en una generación de un mensaje hacia la DGT donde el receptor del documento acepta, acepta parcialmente o rechaza el comprobante electrónico recibido, siempre y cuando este cumpla dos principios:

• Es de interés del receptor presentar el comprobante electrónico recibido como deducible de gasto, mientras este obedezca a su actividad económica.
• Es necesario validar que el comprobante electrónico cuenta con el respectivo mensaje de la DGT donde acepta previamente la factura.

Otro aspecto importante a tomar en consideración es que al recibir un comprobante electrónico, el sistema de información no genere una respuesta de forma inmediata, sino que la misma esté sujeta a una revisión manual por un funcionario, en donde se verifiquen temas exclusivamente comerciales como montos, cantidades y descuentos, antes de tomar la decisión de aceptar o rechazar el comprobante electrónico.

Además, se debe garantizar que se cuenta con el mensaje de Hacienda enviado por el emisor del comprobante electrónico previo a emitir una aceptación o rechazo. Los expertos son enfáticos en recordar que se debe respetar el tiempo establecido para emitir dicha aceptación o rechazo.

Actualmente, existen muchas quejas de contribuyentes hacia restaurantes, cadenas de comida rápida y otros establecimientos, ya que los comprobantes no son enviados al cliente cuando es solicitado, lo que afecta la confirmación de la factura, ya que no existe un documento que aceptar.

“En estos casos, el prestador de servicios o productos cumple desde el punto de vista de emisión ante la DGT, pero incumple en la entrega del comprobante en el mismo acto, lo cual se antepone al artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios que lo puede exponer a sanciones de hasta dos salarios base e incluso en casos de reincidencia, al cierre de la actividad comercial de hasta cinco días hábiles según artículo 86 del citado código”, afirma el director ejecutivo de GS Uno.

A pesar de que la no entrega de las facturas puede obedecer a circunstancias técnicas de las cuales el emisor no es consiente, si no existe una denuncia o aviso de clientes, difícilmente se podrá corregir la situación. Este punto es de suma importancia pues se puede estar presentando una clara evasión fiscal, en la que adrede el emisor no emite el comprobante y por ende no se enviará al comprador.

GS Uno recuerda además la importancia de utilizar un instrumento con validez legal para firmar sus facturas electrónicas, como lo es la firma digital en caso de personas físicas o sello electrónico para empresas jurídicas, pues la llave criptográfica (método de seguridad que el Ministerio de Hacienda puso a disposición de los usuarios), es únicamente para fines tributarios.

Los interesados en recibir capacitacion, asesoría o bien contratar el servicio de revisión exhaustiva de su sistema de factura electrónica, pueden llamar al 2507-8000.