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Utilizar dinero de la empresa para cubrir gastos personales, retirar recursos sin definir cómo serán remunerados los socios, registrar préstamos a socios que nunca serán recuperados y trasladar gastos entre sociedades sin una justificación adecuada. Estas son algunas de las prácticas que pueden complicar el cierre fiscal de las empresas costarricenses, aumentar sus obligaciones tributarias y exponerlas a cuestionamientos de la Administración Tributaria en el cierre fiscal 2026.
De acuerdo con especialistas, aunque estas operaciones pueden parecer habituales dentro de la administración de un negocio, sus consecuencias van más allá de los registros contables. Esto porque, la falta de planificación y de respaldo documental puede provocar que las compañías terminen pagando más impuestos de los previstos, enfrenten ajustes tributarios o lleguen al momento de presentar su declaración sin los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones.
En este sentido, Rebeca Alvarado, abogada tributaria, explicó que uno de los principales problemas es que muchas empresas consideran el cierre fiscal como un procedimiento que debe resolverse al finalizar el período, cuando en realidad las decisiones financieras, administrativas y societarias tomadas durante todo el año influyen directamente en el cálculo del impuesto sobre las utilidades.
Según la especialista, cuando una empresa espera hasta los últimos meses para conocer su situación tributaria, no solamente reduce sus posibilidades de aprovechar mecanismos legales de planificación que permiten reducir el pago de impuestos de forma legal, sino que también puede comprometer su liquidez y generar obligaciones que posteriormente resulten difíciles de atender.
Paralelo a la falta de planificación fiscal, uno de los errores más frecuentes que identifica Alvarado es la falta de separación entre los recursos de los socios y el patrimonio de sus empresas. Por ejemplo, en algunos negocios, los propietarios utilizan cuentas bancarias empresariales para pagar compromisos personales o retiran dinero de la empresa conforme lo necesitan, sin establecer previamente un mecanismo adecuado de remuneración o distribución de utilidades.
“El problema surge cuando esas salidas de dinero se confunden con gastos propios de la operación, pese a que no cumplen los requisitos para ser deducidos del impuesto sobre las utilidades”, explicó la abogada tributaria.
Añadió que esto provoca que una empresa pueda experimentar una reducción importante de su efectivo y, al mismo tiempo, mantener una utilidad gravable elevada. Esto porque los gastos personales de los socios o dueños no pueden utilizarse para disminuir la renta neta sobre la cual se calcula el impuesto del contribuyente.
Esta situación también se presenta cuando los retiros se registran como préstamos a socios, aunque no exista una intención real de devolver los recursos. Estas cuentas pueden permanecer durante años en los estados financieros sin posibilidades efectivas de recuperación, distorsionando la información financiera de la compañía. “El préstamo a socios es una manera de sacar el dinero de la organización, pero no es un gasto deducible”, resaltó.
Ante estas situaciones, recomienda analizar si corresponde una distribución de dividendos u otro mecanismo de remuneración permitido por la legislación. Las dietas se consideran únicamente para directores de sociedades anónimas que ejerzan funciones reales de junta directiva, con acuerdos y respaldo de las sesiones; no se recomiendan como remuneración de socios o gerentes de una sociedad de responsabilidad limitada. Cada alternativa debe examinarse según la sociedad y sus obligaciones tributarias.
Otra práctica que puede generar contingencias es trasladar gastos o recursos entre empresas pertenecientes a un mismo grupo económico, especialmente cuando una sociedad registra utilidades elevadas y otra presenta resultados menores.
En este sentido, Alvarado aclara que operar mediante varias sociedades es una estructura empresarial legítima. No obstante, el riesgo aparece cuando se realizan transacciones que no corresponden a operaciones reales o cuyos valores no reflejan condiciones de mercado.
Por ejemplo, si una compañía factura servicios administrativos a otra empresa relacionada, debe demostrar que efectivamente prestó esos servicios, que existe una justificación económica y que el monto cobrado responde a condiciones comparables con las que se aplicarían entre empresas independientes. Añadió que estas operaciones también pueden estar sujetas a las reglas de precios de transferencia.
“Siempre es importante tener claro cuál es la sustancia económica”, sostiene Alvarado, al referirse a la necesidad de demostrar que las transacciones responden a actividades empresariales reales y no simplemente a movimientos diseñados para reducir la utilidad gravable.
La especialista también advierte que una factura electrónica no siempre resulta suficiente para justificar una operación ante Hacienda. Dependiendo de su naturaleza, pueden requerirse contratos, actas societarias, órdenes de compra y comprobantes de pago. Por ello, recomienda preparar un expediente fiscal de cada transacción que permita demostrar su origen, justificación y ejecución ante una eventual fiscalización.
Otro aspecto que destacó Rebeca Alvarado, abogada tributaria, es que, al acercarse el cierre fiscal, algunas empresas buscan aumentar sus gastos o adquirir activos con la expectativa de reducir el impuesto sobre las utilidades. Sin embargo, la especialista advierte que comprar equipos, maquinaria u otros activos no significa que el desembolso pueda deducirse inmediatamente y en su totalidad. Esto porque el tratamiento dependerá de la naturaleza de la adquisición y de las disposiciones tributarias aplicables.
Asimismo, Alvarado mencionó que otros aspectos que generan riesgos a la hora de realizar el cierre fiscal 2026 son modificaciones injustificadas de los costos de inventario, el pago de dietas sin suficiente respaldo y la adquisición de facturas por operaciones inexistentes, prácticas que pueden generar ajustes, intereses y sanciones.
Frente a estas situaciones, la abogada tributaria recomienda revisar los gastos realmente vinculados con la actividad empresarial y evaluar los beneficios fiscales que cada negocio pueda aplicar legalmente en el cierre fiscal, incluyendo aquellos disponibles para pequeñas empresas que cumplen determinados requisitos.
Aunque la planificación tributaria debería desarrollarse desde el inicio del año, Alvarado sostiene que las empresas todavía cuentan con oportunidades para revisar su situación antes del cierre del período fiscal ordinario 2026, el 31 de diciembre.
La primera recomendación es elaborar una proyección del impuesto sobre las utilidades, considerando los ingresos, los gastos deducibles y las obligaciones que podrían surgir al finalizar el período. Posteriormente, conviene revisar las cuentas por cobrar a socios, los retiros de dinero, las distribuciones de utilidades y las operaciones realizadas entre sociedades relacionadas, para determinar si cuentan con el tratamiento jurídico y tributario correspondiente.
También recomienda verificar los soportes documentales de las transacciones y evaluar mecanismos legales de planificación que todavía puedan ejecutarse antes del 31 de diciembre del 2026 (cierre del período fiscal ordinario 2026).
La especialista advirtió que no todas las decisiones pueden corregirse una vez terminado el período fiscal. Una operación inexistente, un gasto personal que no reúne los requisitos para ser deducible o una transacción que carece de realidad económica no adquieren validez tributaria simplemente por modificar su registro contable. Por ello, considera fundamental que la revisión incorpore tanto al contador como a quienes toman las decisiones empresariales, además de asesoría jurídica tributaria cuando existan operaciones societarias o dudas sobre su tratamiento legal.
“Todavía hay tiempo para revisar la situación tributaria y corregir errores antes del cierre fiscal. Aunque a estas alturas ya no es posible planificar todo el año, sí se pueden tomar decisiones para ordenar las cuentas y cerrar 2026 con mayor claridad sobre las obligaciones tributarias”, afirmó Alvarado.
Finalmente, la abogada tributaria recomienda aprovechar la revisión de los últimos meses del año para establecer una estrategia tributaria para 2027 que permita anticipar obligaciones, proteger la liquidez y tomar decisiones empresariales, financieras y tributarias con mayor seguridad jurídica.
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