Tener a mano insumos y medicamentos, en las mejores condiciones y las cantidades correctas, son aspectos realmente relevantes que pueden marcar una gran diferencia para una atención pronta y oportuna ante la quemadura de un niño.
Por está razón, los pacientes de la Unidad de Niños con Quemaduras del Hospital Nacional de Niños reciben ahora un servicio de mejor calidad y mayor seguridad, gracias a la implementación de estándares internacionales en el manejo de sus inventarios y otros procesos logísticos.
Y es que anteriormente, los insumos y medicamentos, que por su naturaleza son de gran importancia y alto costo (un 70% ronda entre los $1000 y $5000), se encontraban en espacios inadecuados para su almacenamiento, con acceso sin restricción por parte de todo el personal médico y sin ningún tipo de orden logístico.
Ante este panorama, el Doctor Jorge Cortés, jefe del Servicio de Cirugía Reconstructiva del Hospital Nacional de Niños tomó cartas en el asunto de la mano con la tecnología y junto con la Asociación GS Uno Costa Rica, iniciaron el proceso de automatización del almacén de la Unidad de Niños con Quemaduras.
Entre las consecuencias de una administración incorrecta destacan la pérdida de insumos por vencimiento (y por ende pérdidas económicas), riesgo para la seguridad de los pacientes y poca eficiencia en el uso de los recursos.
Guillermo Varela, director de GS Uno afirmó que “el desafío fue mejorar la administración de los suministros médicos en la Unidad, de modo que pudieran ofrecer un servicio de mejor calidad y así brindar mayor seguridad para el paciente a través de una administración eficiente de los recursos. El inventario con el que estaban trabajando estaba identificado de varias maneras y sus datos no se estaban usando de manera correcta”.
“También estaba siendo atendido por personal médico que no tenía capacitación en el manejo de inventarios y procesos logísticos. Los controles inexactos y la mala visibilidad del inventario causaron problemas como la escasez y la caducidad de los productos en todos los niveles de atención médica. Esto hizo imposible para la unidad tomar decisiones oportunas u optimizar el presupuesto asignado”, agregó Varela.
El proyecto de automatización consistió en la implementación de los estándares GS1 128 y GS1 Datamatrix, para controlar los ingresos, movimientos internos y salidas de la bodega. La ejecución se realizó en conjunto con un proveedor de servicio de software, previo a una adecuación del inventario y a un re etiquetado de algunos insumos, con el propósito de que todos contaran con la misma información: identificación de producto, el número de lote, fecha de vencimiento y orden de compra.
Una vez depurado y estandarizado los suministros, se procedió a cargar la base de datos con el catálogo de artículos, de ubicaciones y de proveedores. Se capacitó al personal en gestión de almacenes y uso del sistema tecnológico, lo que permite promover una visión, no solo de conocimiento técnico, sino también de buenas prácticas.
Tras la implementación de los estándares, se donaron a otras instituciones productos que no se estaban utilizando, se desecharon una importante cantidad de artículos vencidos que ya no se pueden usar y se ordenaron los estantes. Además, se dotó al almacén de dispositivos tecnológicos como impresora para etiquetas con código de barras, computadora y teléfono.
Gracias al control de los productos disponibles en el almacén, ahora la modalidad de compra de suministro será por demanda, lo que permite maximizar los recursos y ahorrar dinero y se establecieron políticas de uso e ingreso restringido al almacén.
Se definió un sistema de planificación en el que se abastece constantemente tres ‘kits’ (para curación, emergencias de niños gravemente quemados y atención de paros cardio respiratorios) necesarios para que médicos y enfermeras obtengan los insumos en sus dosis respectivas, para atender a los pacientes. Para ello, se elaboró una lista de los artículos necesarios para cada caso y paralelamente se registra la cantidad disponible.
A mediano plazo, las autoridades pretenden replicar el modelo en todas las bodegas del hospital, iniciando por los almacenes de cirugía general, anestesiología, ortopedia y odontología.
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