Expertos del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica (CPI) se dieron a la tarea de identificar las dudas más frecuentes que se han presentado en relación con el proceso de la factura electrónica.
En general, la pregunta más frecuente es “quién debe emitir factura electrónica”; luego, se presentan una serie de confunciones sobre la forma de crear este comprobante y el proceso para emitirlo.
Según la CPI Verónica Barquero Soto, Directora de la Comisión de Consultas Técnicas del CPI desde el año anterior, la mayoría de consultas que ingresan a esta dependencia se refieren a Facturación Electrónica, ya sea por temas de confirmación o aceptación de éstas, o bien por el proceso de emisión.
¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?
Todos los contribuyentes físicos y jurídicos, que se encuentren bajo el régimen tradicional con excepción de los mencionados en el artículo 11 del Reglamento a la Ley 7092 (Ley del Impuesto sobre la Renta) y los contemplados en el artículo 4 de la Resolución de la Dirección General de Tributación número 12-2018.
¿Qué sucede si el cliente no tiene un correo electrónico?
No hay problema para el vendedor, si su cliente no tiene un correo electrónico, esto no lo inhibe de la obligatoriedad de emitir la respectiva factura electrónica.
¿Si llega una factura electrónica y una nota de crédito por esa misma factura, anulando todo el monto, se debe registrar en contabilidad o solo aceptarla en Hacienda?
Realizar el proceso de aceptación o de confirmación es una obligación del contribuyente, según lo normado en la resolución. El registro contable debe realizarse siempre en el periodo o mes en que se emite el comprobante electrónico.
¿Qué pasa si una persona necesita hacer una factura a una empresa localizada en otro país?
La factura para un cliente del extranjero puede ser confeccionada mediante el sistema gratuito que ofrece la Administración Tributario, una interface de su proveedor de confianza o un ERP diseñado a la medida de sus sistemas informáticos; cualquier sistema debe tener la opción para facturar al extranjero ya que eso está normado por la Dirección General de Tributación en su resolución-48-2016.
¿Qué se debe hacer si se realizan dos facturas iguales, al mismo cliente y por el mismo concepto ya que solo corresponde una factura?
Se debe preparar una nota de crédito electrónica para anular o reversar una de las facturas.
¿Las asociaciones que reciben dinero, por concepto de donaciones, están obligadas a la emisión de Facturas Electrónicas?
Ninguna asociación deberá realizar factura electrónica siempre y cuando no generen actividades lucrativas.
¿Es obligatorio colocar el nombre del cliente en la factura electrónica?
Para efectos de aplicación como gasto deducible por parte del contribuyente, si es obligatorio. De igual manera se pueden emitir facturas electrónicas sin considerar el nombre del cliente o receptor, esto no es un determinante para emitir el comprobante electrónico, tanto en un sistema privado como el público.
¿Se puede realizar una nota de crédito parcial sobre una factura emitida, por concepto de devolución de producto, o se debe anular totalmente la factura y realizarla nuevamente por el producto vendido?
Con el sistema de facturación electrónica, todo documento o factura que se emita, ya no se puede eliminar o anular; la única forma de modificar una factura ya emitida es mediante Nota de Crédito o Nota de Débito.
¿Si una entidad está exenta de la emisión de factura electrónica, entonces tiene la responsabilidad de ser receptora de la factura electrónica de los proveedores?
Las obligaciones del receptor electrónico – no emisor en cuanto a las responsabilidades son las siguientes:
¿Un condominio está obligado a emitir factura electrónica, por concepto de las cuotas por mantenimiento?
Por dicho concepto, el condominio no estará obligado a realizar la facturación electrónica, esto respaldado según el art. 11 del Reglamento de Ley 7092 (Ley del Impuesto sobre la Renta).
¿Una persona que presta servicio de transporte público de estudiantes, está obligada a emitir factura electrónica?
No deben hacerlo por ser personas físicas o jurídicas dedicadas al transporte remunerado de personas.
En estos casos se refiere a servicio de transporte remunerado y regulado de personas con permiso especial del MOPT y con tarifas establecidas por la Aresep, como los taxis formales y los buses con rutas establecidas.
¿Es obligatorio para las cooperativas emitir factura electrónica?
No están obligadas, siempre y cuando no generen actividades lucrativas .
¿Están los bancos obligados a la emisión de comprobantes electrónicos?
No están obligados, esto por disposición de la Dirección General de Tributación que exonera a las entidades financieras que son reguladas por SUGEF.
¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas?
Deberán conservarse por un plazo de cinco años conforme con lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y sus reformas.
¿Se pueden emitir facturas en dólares?
Después de la modificación al Reglamento de la Ley del Impuesto sobre las Ventas, sí se puede facturar en moneda distinta al colón.
¿La factura electrónica tiene que llevar una sola firma digital o puede llevar varias?
Solo se permite la incorporación de una sola firma digital, puede ser la de alguno de los representantes legales que tenga acreditados la sociedad.
¿Cuál es el número de cédula que debe consignarse al momento de emitir una factura electrónica?
Se debe consignar el número de cédula del comprador, siempre que éste sea obligado tributario del impuesto.
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