Que un empresario evalúe el funcionamiento y los resultados de su negocio es vital para lograr optimizar sus procesos financieros. Esto toma mayor relevancia cuando se trata del cierre e inicio del año. Ello ya que este análisis permitirá conocer qué metas y objetivos financieros se cumplieron durante el año que termina. Pero, además, dará pie para la elaboración de los objetivos y rutas estratégicas para inicio del nuevo año, en este caso, el 2024.
Pero, ¿Cómo lograrlo mejorar los procesos financieros en los negocios? Para Eduardo Sandí, socio de Auditoría de la firma Baker Tilly Costa Rica, son varias las recomendaciones. Uno de los principales aspectos, mencionó, es que las empresas analicen su entorno para conocer su flujo de caja y liquidez.
De acuerdo con el especialista, entender el flujo de caja de acuerdo con su entorno operativo implica ver más allá de las cifras de ventas. Con ello, analizar y evaluar los plazos de recuperación y pago de facturas de proveedores y clientes.
“La liquidez va a consistir en cómo recupero yo mis ventas que se convirtieron en cuentas por cobrar versus qué tan rápido tengo que pagar obligaciones. Un buen flujo de caja se convierte en el factor diferenciador para que una empresa supere momentos difíciles. Precisamente, la capacidad de entender y negociar plazos con clientes y proveedores impacta directamente en el flujo de caja, pero esto solo lo dará un análisis profundo del entorno operacional. Por ejemplo, si la empresa compra a sus proveedores a 60 días crédito, pero sus clientes le pagan a 90 días crédito, allí ya hay un desfase en el flujo de caja que afecta la liquidez. Conocer estas situaciones, le permitirá a la empresa poder tomar las decisiones de negociación con sus clientes o proveedores para mejorar esa liquidez”, comentó.
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Otra de las recomendaciones que brindó Sandí para mejorar los procesos financieros, es que la empresa también tenga un profundo conocimiento del capital de trabajo mínimo. El capital de trabajo es cuánto dinero necesita la empresa para operar en un tiempo determinado.
“Como elementos principales, el capital de trabajo debe tomar en cuenta el tema de gastos de planilla, obligaciones a nivel tributario. También la compra de insumos, si es una empresa que se dedica a producir; así como todos los puntos que me generen las ventas que la empresa va a lograr. Entender cuál es el capital de trabajo mínimo me permite partir y analizar, definir también cuáles son los gastos, y, a partir de ello, cuánto estoy produciendo”, afirmó el socio de Auditoría de Baker Tilly Costa Rica.
Agregó que, si esto se logra medir bien, la empresa se podrá dar una idea de cuánto se debe de vender, en cuánto tiempo se tiene que recuperar, y de qué fuentes se pueden obtener la liquidez para hacer frente a estas obligaciones. Ello, dijo, permitirá establecer las estrategias puntuales para alcanzar los objetivos financieros y cada vez generar más ingresos para superar ese capital de trabajo mínimo requerido y empezar a crear “colchones financieros”.
Sandí, además, resaltó la importancia de que los negocios cuenten con presupuestos establecidos para el control del dinero. Pero, resaltó, lo más importante de esta herramienta no es solo establecerla, sino el seguimiento que se le debe dar para que sea efectiva.
Explicó que el presupuesto se crea basado en determinados supuestos que pueden ir variando en el año, por ello, aunque esta herramienta sea anual, mes a mes se debe analizar si los supuestos variaron, la forma en que lo hicieron, y cómo afecta a la empresa. Estos análisis son los que permitirán ajustar el presupuesto para que sea lo más real posible.
“En presupuestos siempre se debe tener una visión de sensibilizarlo; es decir, se puede tener un presupuesto positivista, otro negativista, y otro neutro. Bajo esas tres aristas puedo establecer los panoramas y proyecciones más positivas, las más negativas y las que están en un punto de equilibrio. Con los tres escenarios podemos ir midiendo la realidad de la compañía. Por ejemplo, en el caso de un presupuesto positivista en donde dije que vendería 100 millones de colones, pero, en la realidad, se está vendiendo 120 millones de colones. Esto significa que debo identificar el factor que está provocando esas mayores ventas y ajustar el presupuesto con ella, para que la empresa no se quede en la zona de confort. En el caso del presupuesto negativista, pensé que vendería solamente 60 millones de colones, pero en la realidad la empresa está vendiendo 40 millones. Allí también hay un elemento que hay que identificar para cambiarlo y mejorar las ventas. El presupuesto permite llevarle el pulso al comportamiento de la empresa”, explicó Sandí.
En cuanto a los principales errores que Sandí ha identificado en las empresas, mencionó que el primero es solo establecer un presupuesto por cumplimiento u obligación, y no darle seguimiento.
Agregó que un segundo error, es que cuando se da ese seguimiento de lo presupuestado versus lo real, muchas veces no se genera un análisis más allá. Esto quiere decir que, en ocasiones, se hace el análisis, se conoce la variación que tuvo ese presupuesto versus lo real, pero no se establecen las acciones puntuales y estratégicas que se requieren de acuerdo con los resultados de ese análisis. Por ejemplo, si los ingresos son menores a lo presupuestado, no se determina si hay que ajustar el presupuesto, si hay que ajustar un tema a nivel interno, renegociar ciertas cosas para alcanzar el presupuesto, simplemente se quedan en que no se está alcanzando las metas establecidas en el presupuesto.
“Al presupuesto hay que darle seguimiento, hay que entender si lo que está mal es el presupuesto, o si es la ejecución. La idea del presupuesto es irle llevando ese control”, afirmó el especialista de Baker Tilly Costa Rica.
Como recomendaciones adicionales, Sandí comentó que la Planificación Financiera debe ser un pilar en toda empresa. Dijo que, aunque a nivel empresarial se tiende a realizar desde octubre del año anterior para el año siguiente, realizar esta planificación en enero es muy importante para que la empresa no tenga contratiempos a la hora de enfrentar sus obligaciones financieras. Entre ellas, pago de marchamos para sus flotillas, pago de aguinaldos, o gastos extraordinarios.
Otro punto es que las empresas dejan para lo último la planificación fiscal; es decir, la proyección de sus impuestos que deberán pagar.
Estas planificaciones también se deben realizar para temas como el pago de las obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).
“Hay muchas empresas con deudas con la CCSS, y eso es un reflejo de la falta de planificación financiera de la compañía. Dejar de lado estos temas de planificación fiscal y financiera, pueden traer muchos problemas para las empresas, por las deudas con las entidades de gobierno que, traen a su vez, por ejemplo, cierres de negocios o cobros de multas, sanciones e intereses, que pueden provocar en la quiebra de cualquier empresa. Por ello, es muy importante tomar en cuenta las recomendaciones financieras para iniciar un año de forma saludable a nivel de los negocios que puedan brindar los especialistas”, concluyó Sandí.
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