Ante la llegada de la factura electrónica, las personas podrían desconocer hasta dónde pueden limitarse a dar información personal para que le pueden emitir ese documento tributario.
Según Gabriela Alfaro, abogada especialista en protección de datos de la firma Nassar Abogados, las empresas pueden solicitar los siguientes datos: nombre, cédula y correo electrónico para poder emitir la factura electrónica. Por alguna otra disposición legal, podría extenderse, pero siempre dentro de lo razonable.
“Uno de los mayores inconvenientes en cuanto a manejo de datos de los consumidores, es que las empresas están pidiendo más datos de los necesarios. Algunas veces piden domicilio, número de teléfono u otros que el consumidor o titular de los datos no está en obligación de brindar”, explicó Alfaro.
Si se solicitan datos que no están dentro de los necesarios para emitir la factura, la empresa debe solicitarle al consumidor que firme un consentimiento informado. Cuando no se tiene un consentimiento informado, la empresa incurre en una falta grave la cual va de 5 a 20 salarios base del cargo de auxiliar judicial I.
“Por otro lado, las empresas deben contar con mecanismos seguros para mantener protegidos los datos que facilita el consumidor. En el caso de que no existan estos mecanismos, la empresa incurriría en una falta leve, la cual va hasta 5 salarios bases, es decir, aproximadamente 2 millones y medio de colones”, indicó Alfaro.
Los datos que se adquieran debido a la solicitud de información para emitir facturas electrónicas, deben ser estrictamente utilizados para ese propósito. Sin embargo, algunas veces las empresas los utilizan para alimentar sus propias bases de datos, lo cual altera el fin mismo y lo amplía a un fin comercial.
Esta falta (utilizar los datos para un fin distinto) es de carácter grave, lo cual se penaliza entre 5 a 20 salarios base.
Según Alfaro, el consumidor debe ser cuidadoso con los datos que brinda.
“Si los consumidores consideran que la información que les están pidiendo es excesiva deben indicar que están en desacuerdo y cuestionar por qué les están pidiendo tanta información. Lo mismo en el caso de que reciban publicidad u otra promoción sin haber autorizado sus datos para ese fin. Si esto ocurre, pueden recurrir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes y presentar una denuncia”, explicó la especialista.
Protección legal. En Costa Rica existen principios básicos que rigen la protección de datos. En el país está la Ley 8968: Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, así como el Reglamento a la Ley.
Por otro lado, existe la obligación de las empresas de emitir factura electrónica a las personas que adquieran sus servicios o productos.
En el uso y manejo de datos personales con motivos de factura electrónica es necesario que tanto los consumidores como las empresas sepan el uso adecuado de estos.
Las empresas que incurran en faltas en cuanto al manejo adecuado de los datos se exponen a denuncias, e incluso, a que la misma Agencia de Protección de Datos les abra un procedimiento administrativo de oficio, lo cual, también puede terminar en sanciones.
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