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Por: Eduardo Carvajal Taboada Miembro de Comité Factura Electrónica GS1 Costa Rica
La factura electrónica vino para quedarse. Aunque la transición para algunos no ha sido sencilla, al final son muchos los beneficios que se obtienen. Uno de los más importantes es el hecho que nos obliga a ordenarnos y nos facilita realizar un mejor registro tributario.
Recientemente, el Ministerio de Hacienda cambió el criterio con respecto a los comprobantes electrónicos por medio del Decreto N° 42194-H, publicado en La Gaceta el pasado lunes 10 de febrero del 2020, donde indica que ya no es obligatorio recibir los comprobantes electrónicos. Este decreto aclara algunas cosas y define nuevas reglas.
Para entender mejor, primero debemos tener claro algunos conceptos básicos. El primero y el más importante es el del consumidor final, que no es otra cosa más que la persona que paga el IVA en su totalidad, ya que no va a registrar el pago del bien o servicio en la contabilidad. En otras palabras, son las personas que no están inscritas ante Hacienda y en consecuencia no presentan declaraciones de impuestos. Es decir, el consumidor final es sinónimo de que no declara impuestos ante Hacienda.
Otro aspecto importante que volvió a aclarar el Ministerio de Hacienda es que los tiquetes electrónicos están diseñados para ser entregados al consumidor final y no pueden usarse como respaldo de pagos para la contabilidad. En consecuencia, si necesita respaldar su declaración de impuestos ante Hacienda, solo lo puede hacer a través de facturas electrónicas.
Los tiquetes electrónicos son muy importantes, como evidencia de compra ante el comercio y son fundamentales para respaldar un reclamo de garantía. Por ejemplo, si va a comprar una cocina para ser usada en su casa, pida que le emitan un tiquete electrónico a su nombre, así si en un futuro tiene que hacer valer la garantía, lo podrá usar como evidencia de compra.
Muchas personas cuando van al médico pagan con tarjeta de crédito o débito y piden una factura electrónica a nombre de ellos o de una empresa, ya que saben que al hacerlo no se les va a cobrar el IVA. El problema de hacer esto es que se le está indicando a la Administración Tributaria que van a usar esa factura electrónica como parte de su contabilidad. En este caso lo correcto es solicitar un tiquete electrónico, para indicarle a Hacienda que no se va a usar ese pago en ninguna contabilidad, pero aun así recibir el beneficio de no pagar el IVA en el servicio médico.
Entonces, ¿qué pasa si por error solicito una factura electrónica sobre un bien o servicio que no puede ser usado en la contabilidad? Para estos casos Hacienda acaba de definir un nuevo procedimiento. Se debe tomar la factura electrónica que se recibió en el correo y rechazarla totalmente, indicando en la observación que no se va a usar en la contabilidad.
El no hacerlo nos puede exponer a que la Administración Tributaria concluya que estamos registrando en la contabilidad pagos que no están relacionados a nuestra actividad económica. El decreto establece que estamos obligados a notificar este rechazo al emisor de la factura electrónica, por medio del correo electrónico enviando el XML de respuesta de Hacienda.
Pero ¿qué pasa si yo emito una factura electrónica y luego mi cliente la rechaza indicando que no la va a usar en la contabilidad? En este caso, lo correcto es anular la factura electrónica y generar un tiquete electrónico que la reemplace.
Otro punto clave que definió el decreto es que ahora las personas o empresas que no tienen un beneficio fiscal pueden optar por no recibir las facturas, ya que la Administración Tributaria la va a dar por aceptada automáticamente los primeros ocho días hábiles del mes siguiente.
Tome en cuenta que el no aceptar explícitamente las facturas electrónicas conlleva algunos riesgos. El principal y más importante es que, sin saberlo puede terminar registrando en su contabilidad pagos a Facturas Electrónicas que han sido rechazadas por Hacienda. Esto lo expone a sanciones y posibles fiscalizaciones por parte de la Administración Tributaria.
Además, debemos saber que si no recibe las facturas electrónicas, pierde el registro de sus compras en su sistema de facturación electrónica. Actualmente la mayoría de los sistemas de este tipo, ofrecen informes que ayudan mucho a los contadores a la hora de generar las declaraciones de impuestos.
Muchos de estos informes se basan en las compras reportadas en las facturas electrónicas. Si no se reciben las facturas en su sistema, los reportes no mostrarán toda la información necesaria para generar las declaraciones de impuestos y por ende dejarán de ser útiles y se tendría que llevar un control manual adicional, duplicando el trabajo.
Ante todos estos cambios, la recomendación más importante que se puede dar es la de comentar todos estos temas con su contador para tomar las acciones correctas.
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