Cinco claves para un uso eficiente de los grupos de mensajería en el trabajo

Desde hace 10 años las plataformas de mensajería instantánea se han convertido en un aliado importante para lograr una comunicación fluída con familiares y amigos. Y a su vez, también juega un papel clave en el mundo profesional. Hoy muchos colaboradores utilizan esta herramienta para atender compromisos, responder consultas o informar al equipo de trabajo sobre situcionaes inesperadas o urgentes.

No hay marcha atrás, los mensajes y grupos llegaron para quedarse pero es importante mantener un control y regulación para dar el mejor uso a este servicio de comunicación digital.

La confianza digital es probablemente el valor más importante para que los ciudadanos puedan aprovechar todas las oportunidades que ofrece la tecnología. Debido a la enorme importancia de los datos a la hora de generar esta confianza, la visión de Telefónica se basa en tres pilares fundamentales: transparencia, seguridad y poder de elección, con el objetivo de que los usuarios puedan tomar control de su vida digital.

Es por esta razón, que Karla Sánchez, HR Talent & Development Consultant de Telefónica Costa Rica brinda cinco claves para motivar a los usuarios a hacer un uso más eficiente y correcto de esta herramienta:

1. No se puede dejar de formar parte de estos conglomerados virtuales. Si las reglas del grupo son directas y claras no hay forma de no sentirse cómodo al pertenecer a algún grupo de trabajo. Sin embargo,  cualquier integrante del grupo puede dejar en claro que por circunstancias especiales o situaciones extraordinarias, puede pausar su participación. Es indispensable un buen manejo de los mensajes y las respuestas en el grupo.
2. El coordinador o líder del grupo de trabajo, debe establecer un parámetro con reglas claras y concretas sobre el uso del chat y en ese sentido, los integrantes deberían acatarlas. Estas reglas deben establecerse a nivel organizacional y que dentro de cada grupo se definan las reglas específicas. Con un protoco fácil, simple y accesible se le facilita la vida a todos los integrantes.
3. El horario es otro punto importante. ¿Se debe contestar fuera del horario laboral? Esto dependerá de la urgencia e importancia del asunto, un recordatorio de envío de correo electrónico durante el fin de semana carece de inmediatez y podría indisponer a los miembros del equipo. La principal recomendación es que se llegue a un acuerdo claro entre el jefe y los colaboradores sobre lo que es necesario, imprescindible y mandatorio.
4. Estos grupos, al igual que cualquier otro tipo de comunicación institucional, no deberían incluir comentarios machistas o discriminatorios de cualquier tipo ideológico, religioso, político, socioeconómico o de diversidad sexual. Lanzar ofensas sobre estos temas podría suponer sanciones previamente acordadas en los contratos laborales.
5. Por último, entender el contexto. Bajo ninguna circunstancia se debe envíar contenido explícito sexual a los grupos de trabajo, ya sean las famosas stickers, memes, fotografías o videos. Esto supone en muchos casos un delito que conlleva sanciones legales e incluso puede provocar el despido sin responsabilidad patronal de los colaboradores.