El reto del primer año de una auditoría externa

Por: María Martínez, senior de Auditoría de Grant Thornton.

Cada año en Costa Rica son más las compañías que requieren los servicios externos de un Contador Público Autorizado o Firma de Auditoría. Ello para la realización de una auditoría financiera externa.

Lo anterior, con el objetivo de obtener una opinión independiente sobre la razonabilidad de sus estados financieros. Las razones varían. Algunas por cumplimiento tributario o con entidades reguladoras, requerimientos bancarios, consolidación de estados financieros con casa matriz. O presentación de resultados ante asambleas de accionistas, gobierno corporativo, licitaciones, entre otras.

El primer año de una auditoría financiera puede ser retador, complejo y muy estresante para el personal de diferentes áreas de una compañía. Ello si no se está preparado.

Si bien, no existe una receta específica que se pueda aplicar de forma sistemática en cada compañía para hacer que el proceso sea sencillo, si existen aspectos importantes que se pueden tomar en cuenta. Esto para que una auditoría financiera fluya de mejor manera, entre otros podemos mencionar.

Proceso de auditoría

• Comunicar a los colaboradores que la compañía se encuentra en un proceso de auditoría externa. Si bien no es necesario abordar el tema con mucho detalle para todos, si es importante que el personal conozca que se estará llevando a cabo dicho proceso. Así como en qué consiste. Además, hacerles ver que todos en mayor o menor medida son parte de los resultados de la operación que se está evaluando.
• Conformar un equipo de trabajo que sea el responsable de coordinar y canalizar la información con la auditoría externa. Este por lo general integrado por un coordinador el contador, el gerente financiero y personal de contabilidad. Esto va a depender del tamaño y complejidad de la compañía. Es probable que ellos no conozcan o tengan acceso a toda la información que solicitará una auditoría externa. Sin embargo, serán el primer enlace con los encargados de los diferentes procesos sujetos a revisión.
• Comunicarse regularmente con el equipo de auditoría externa resulta esencial. Aclarar dudas oportunamente. Verificar el entendimiento entre lo solicitado por el auditor y la información que está preparando la compañía. Y buscar alternativas en los casos en que no es factible.
• Tomar en cuenta como en cualquier proceso que existe un límite de tiempo para concluirse. Cronograme reuniones periódicas para discutir el estatus de entregables y dar seguimiento a cualquier tema pendiente. Comunique cualquier atraso que se presente de tal forma que los involucrados en el proceso puedan considerarlo y plantear soluciones oportunas.

Otras recomendaciones

• Informe sobre acontecimientos que impactaron o puedan impactar la operación de la durante el periodo de auditoría. Ello para poder asegurar que la información se presenta razonablemente acorde con el marco de información financiera aplicable. No tema comunicar información sensible pues la confidencialidad es uno de los principios éticos de la profesión del auditor.
• Cuando en una visita preliminar los auditores comuniquen hallazgos de control interno u oportunidades de mejora. Establezca un plan de acción que permita la atención y corrección de dichos hallazgos preferiblemente antes de concluir el mismo periodo de revisión.
• Comparta con sus colabores los resultados de la auditoría según corresponda. Ajustes contables, correcciones, hallazgos de control interno y cualquier otro. Son ellos los que ejecutan los procesos y deben velar por el cumplimiento de los controles internos en su día a día dentro de la organización. Esto aportará valor agregado y preparará aún mejor a la compañía para la auditoría del siguiente periodo.

En conclusión, una adecuada coordinación, así como mantener comunicación frecuente y oportuna entre el auditor y los responsables de la compañía en un proceso de auditoría puede ser la clave para superar exitosamente el reto del primer año de una auditoría externa.

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