Las sociedades en el país deben cumplir con varios requisitos para operar. Uno de ellos es contar con sus libros legales al día.
Por ejemplo, el Código de Comercio establece en el artículo 26 para las sociedades mercantiles deben tener y presentar a sus socios los libros de actas. Por tanto, todas las empresas tienen una serie de obligaciones fiscales y administrativas, siendo una de ellas la realización y presentación de los libros legales.
Por su parte, el artículo 252 del mismo código, indica que las Sociedades Anónimas y de Responsabilidad Limitada deben llevar un libro de actas de asambleas de socios.
Mientras que las Sociedades Anónimas deben tener 3 libros legales. El libro de Registro de Socios, el libro de actas de la Asamblea General, y libro legal.
En las Sociedades de Responsabilidad Limitada, únicamente se deben tener 2 libros legales que son el libro de Registro de Socios y el libro de actas de la Asamblea General.
Esto porque los socios tienen derecho a examinar los libros legales. Y en caso de que se impida de forma injustificada facilitar esta documentación, este socio podrá ir ante el juez para ordenar la entrega de los libros legales y documentos de la sociedad.
Asimismo, en caso de una auditoría fiscal por parte de Hacienda, o para tener estados financieros auditados, es requerido hacer entrega de los libros legales que deben encontrarse al día.
Alejandra Salazar, abogada en Derecho Corporativo de la firma Sfera, explicó que Si no se cuenta con el libro de asamblea general no podrá realizarse ningún movimiento registral de la sociedad.
Por ejemplo, no podrá hacerse nombramiento de directores, reformas de estatutos, otorgamientos de poderes en asamblea. Ni decretar la disolución de la sociedad.
En cuanto al registro de socios, no podrá registrarse el traspaso de acciones. Y por tanto, tampoco podrá evidenciarse a quién pertenece el capital social. En razón de lo cual, ningún notario público podrá emitir una certificación de capital social.
“Actualmente al constituirse una sociedad ya automáticamente se paga la legalización de los libros legales en el Registro Público. Y se otorga un “número de legalización” a la sociedad. Los libros que se legalicen podrán llevarse en formato digital como en formato papel. Con hojas removibles y foliadas. En el caso de los libros digitales, necesariamente debe firmarse con firma digital debidamente autorizada por el Gobierno de Costa Rica. Lo que se debe hacer para mantenerlos al día es registrar todo cambio en el capital y la distribución que se haga. Y transcribir los acuerdos que vayan tomando en el libro respectivo”, explicó Salazar.
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