El coronavirus representó para las empresas un desafío a nivel económico, pero también un reto en el ámbito laboral, esto se traduce en una adaptación a un entorno complejo y cambiante, por ello, la normativa interna de las organizaciones se ha convertido en un recurso esencial para el desarrollo de las relaciones obrero – patronales.
Frente a la situación atípica de la pandemia, la confección de reglamentos y políticas internas de una compañía, así como su implementación requieren de un asesoramiento profesional, ya que cada empresa es distinta y dichas regulaciones son como trajes a la medida, que deben basarse en un estudio de la empresa y su estructura, con el fin de crear mecanismos eficaces de actuación y control, respetuosos de los lineamientos de las autoridades correspondientes, el resguardo legal de cada acción y el cuidado del talento humano.
Antes de crear las normativas laborales, las empresas deben conocer la diferencia entre reglamento y políticas internas, la cual reside en que el primero necesita ser aprobado por el Ministerio de Trabajo, requiere ser puesto en conocimiento de un comité de trabajadores quienes podrán ratificar, rechazar o realizar observaciones al mismo y puede incluir sanciones disciplinarias, por ejemplo, el tipo de amonestación a aplicar por llegadas tardías o debido a la pandemia muchas empresas están utilizando la modalidad de teletrabajo y los empleados no se conectan al VPN (conexión a una red privada), las mismas deben de ser consultadas a los empleados mientras que las segundas son únicamente establecidas por la empresa, no implican una autorización por parte de un ente regulador ni tampoco se pueden definir de forma específica acciones disciplinarias, pero si la comunicación inmediata a los colaboradores, como por ejemplo, teletrabajo, vestimenta, seguridad, protocolo, entre otras.
El reglamento debe estar visible en el centro de trabajo e impreso, mientras que las políticas deben ser comunicadas ya sea vía intranet, correo electrónico, o de manera física con constancia de recibido, pero debido la realidad de la pandemia se pueden entregar de manera virtual o realizar incluso capacitaciones virtuales con los colaboradores.
«Cada empresa tiene necesidades distintas, ante la coyuntura de la emergencia por coronavirus, la mejor opción es que las organizaciones establezcan políticas ya que son más flexibles y expeditas, es más sencillo porque la compañía solamente las dicta y las comunica, no requiere de ningún trámite en el Ministerio de Trabajo, mientras que cualquier cambio en el reglamento debe ser aprobado por las autoridades», comentó Lupita Quintero socia de Nassar Abogados.
Según Quintero, debido a la coyuntura de la pandemia, el Ministerio de Trabajo ha promovido el teletrabajo para salvaguardar la integridad y salud de la fuerza laboral. Para aplicar esta opción de laborar desde casa, las organizaciones no requieren de un reglamento, solamente comunicar al personal sobre los cambios en la política interna, en temas como horarios, seguridad informática, entrega de equipo de cómputo, flexibilización o extensión de licencias de maternidad, capacitaciones virtuales, entre otros.
Las empresas que desean realizar un reglamento deben seguir una serie de pasos que solicita el Ministerio de Trabajo, entre ellas, contar con herramientas tecnológicas como correo electrónico y acceso a Internet debido a que el trámite se realiza de manera digital, enviar la personería jurídica de la empresa junto con la nota de solicitud autenticada de revisión y aprobación firmada por el representante o apoderado de la empresa.
Mientras que las organizaciones que desean elaborar sus políticas internas deben tomar en cuenta que pueden ser desarrolladas por el patrono, pero requieren un análisis profundo de lo que se va a incorporar en las mismas, basadas en la viabilidad y asesoría legal para evitar directrices ilegales.
Los expertos de Nassar Abogados destacan la importancia de que una empresa defina bien su reglamento o política interna ya que a nivel legal el patrono es quien tiene la carga de la prueba ante cualquier reclamo del colaborador, entonces al tener las reglas claras se evitan litigios y discusiones.
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